Luglio 9, 2020 Uncategorized

Quale software o programma per gestire le tue mail?


Scegliere un software per gestire le mail, si può paragonare alle scelte che dobbiamo fare quando vogliamo cucinare una pietanza.

La ricetta

sapere a cosa ci serve una mail è come conoscere la ricetta di una pietanza

Che sia una pasta in bianco, o qualcosa di molto elaborato dobbiamo conoscere la ricetta per realizzare il nostro piatto, nello stesso modo dobbiamo sapere a cosa ci servono le mail:

Se riceviamo poche mail al giorno, se non sono uno strumento centrale per il nostro lavoro, è molto probabile che i servizi gratuiti come ad esempio Gmail, siano più che sufficienti.

Se per lavoro leggiamo le mail, almeno 1 volta ogni ora, è probabile che sia necessario un servizio più articolato, che ci permetta di organizzare i contatti, le mail, le eventuali cartelle. Anche in questo caso sono molteplici gli strumenti: da Outlook di Microsoft , fino a Mail di Apple, ma ce ne sono molti altri ancora.

Se per lavoro non solo leggiamo le mail più volte all’ora, ma abbiamo anche bisogno di un servizio che certifichi il valore legale delle nostre mail, è probabile che necessitiamo di un servizio di PEC (Posta Elettronica Certificata) da affiancare ai programmi professionali che utilizziamo.

Gli ingredienti-

scegliere il servizio mail più adatto alle nostre esigenze è come scegliere i migliori ingredienti per una ricetta

Conoscere la ricetta è la base per saper preparare un piatto, ma un elemento fondamentale è la scelta degli ingredienti, perché migliori sono gli ingredienti migliore sarà il piatto. In egual modo sapere quali sono le nostre esigenze in campo mail è una condizione necessaria, ma scegliere gli ingredienti più adatti alle nostre esigenze è basilare per non sprecare tempo e denaro:

Lavoro da solo? ho dei dipendenti? il mio è un lavoro di consulenza e collaborazione? In base alle risposte che posso dare a queste domande, gli ingredienti cambiano in maniera significativa.

Se lavori da solo è probabile che non debba investire in un programma a pagamento per gestire le mail, ma se hai una partita IVA è altrettanto probabile che tu debba avere una PEC da affiancare alla tua mail abituale, è importante che tu sappia che la PEC ha un costo annuo, facendo una veloce ricerca online siamo certi che troverai la soluzione più adatta alle sue esigenze.

Se hai dei dipendenti e alcuni di questi hanno accesso alle mail abituali ( per intendersi non le PEC) è probabile che debba avere una licenza di un servizio come ad esempio Outlook o similari. Se poi alcuni dei tuoi dipendenti possono gestire la mail PEC, sicuramente dovrai pagare la licenza relativa, ma forse ti converrebbe anche avere un programma che ti permetta di dare accesso ai dipendenti senza dovergli dare le tue credenziali personali.

Se sei un consulente o collabori con più realtà, come ad esempio i commercialisti o i consulenti informatici, allora è pressoché certo che tu debba avere un programma a pagamento per la gestione della mail abituali (ad esempio Gmail for business) ma è probabile che tu debba avere la possibilità anche di gestire le PEC non solo tue, ma anche dei tuoi “clienti” ( abitualmente capita ai commercialisti). In questi casi potrebbero esserti utili dei programmi che ti aiutino nella gestione e archiviazione delle mail e anche nella gestione di più utenti e più indirizzi delle PEC

Tieni in ordine la cucina! più ordine nelle tue mail più efficienza sul lavoro:

avere le mail organizzate, migliora la nostra efficenza lavorativa, come la postazione di lavoro di uno chef

Chiunque abbia visto uno dei tanti talent sulla cucina ricorderà chiaramente l’affermazione che tutti gli Chef fanno ai concorrenti :

“Lavora nel pulito, tieni la tua postazione di lavoro ordinata !!”

Se vogliamo essere altrettanto professionali nel nostro lavoro, quanto lo sono gli Chef stellati, allora dobbiamo imparare che anche le mail sono una postazione di lavoro, ecco che avere una postazione di lavoro ordinata, organizzata, “pulita”, migliora l’efficienza del nostro lavoro e di chi lavora con noi .

A questo proposto abbiamo almeno 3 strumenti e suggerimenti che possiamo darvi:

Organizzati per Archiviare, Ricercare, Recuperare , in modo semplice e veloce le mail sui vari sistemi ( da exchange e google apps e molti altri mail server), in questo caso ci permettiamo di suggeriti il nostro Archive Server for Email

Se il tuo mailserver si basa su MDaemon , e hai bisogno di archiviare, ricercare, recuperare le mail, ma anche di loggarti con un’unica password, con una maggiore integrazione, nonché importazione dei contatti direttamente sul mail server, in questo caso il nostro Archive Server for MDaemon potrebbe essere la soluzione perfetta per te.

Se quotidianamente lavori con le PEC, se i tuoi dipendenti o collaboratori devono entrare nella tua PEC o se viceversa tu devi poter gestire ed accedere alle PEC dei tuoi clienti, allora il nostro Gateway PEC è una soluzione che ti consigliamo di scoprire, è economico, sicuro ed efficace.

Ma tornando all’esempio della cucina , ci permettiamo di darti il consiglio che riteniamo più importante:

Quando ci approcciamo per la prima volta ai fornelli, chiediamo consigli a chi ci può insegnare i segreti di una pietanza o ai vari libri di ricette, nello stesso modo non abbiate timore nel contattarci, senza alcun impegno, ciò che per noi è importante è aiutarvi a trovare la soluzione di cui avete bisogno.

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